Czym jest umowa na tzw. body leasing w branży IT?

Umowa body leasing w branży IT- czym jest?

Umowa body leasingowa to specyficzna forma outsourcingu kompetencji, polegająca na „wypożyczeniu” specjalisty – najczęściej eksperta IT – do realizacji określonych zadań lub projektów w firmie klienta. W odróżnieniu od klasycznego zatrudnienia, w body leasingu nie dochodzi do nawiązania stosunku pracy między firmą korzystającą z usług a specjalistą. Współpraca odbywa się za pośrednictwem podmiotu, który „udostępnia” daną osobę, a jej ramy określa umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy firmą outsourcingową a klientem.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo może w krótkim czasie uzyskać dostęp do kompetencji, których brakuje wewnątrz organizacji – bez konieczności tworzenia nowego etatu, ponoszenia kosztów rekrutacji, wdrożenia czy długoterminowego utrzymywania pracownika. Model ten jest szczególnie atrakcyjny dla firm, które potrzebują wsparcia eksperta tylko na czas wykonania konkretnego projektu albo chcą zwiększyć swoje moce produkcyjne w krótkim okresie, bez podejmowania zobowiązań na stałe.

Body leasing daje dużą elastyczność czasową. Strony mogą ustalić, że specjalista będzie dostępny przez kilka tygodni, miesięcy, a nawet w wymiarze niepełnym lub rotacyjnym, w zależności od potrzeb projektu. Brak sztywnego reżimu czasowego umożliwia precyzyjne dopasowanie zasobów do aktualnych celów biznesowych, co znacząco obniża koszty operacyjne i ryzyko zatrudnienia niewłaściwej osoby.

Model ten sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma potrzebuje natychmiastowego wsparcia i nie może pozwolić sobie na wieloetapową rekrutację. Często dotyczy to działań specjalistycznych, których organizacja nie wykonuje na co dzień, takich jak stworzenie aplikacji mobilnej, migracja systemów, analiza bezpieczeństwa, zaprojektowanie architektury oprogramowania czy wdrożenie nowej technologii. W takich przypadkach body leasing pozwala szybko pozyskać osobę o konkretnych kompetencjach i doświadczeniu, dzięki czemu firma może zrealizować projekt w terminie i na odpowiednim poziomie technicznym.

Warto podkreślić, że body leasing – mimo powszechności w branży IT – nie jest uregulowany w polskim prawie jako odrębny typ umowy. Oznacza to, że strony muszą samodzielnie ukształtować wszystkie istotne elementy współpracy: zakres obowiązków specjalisty, sposób rozliczeń, zasady raportowania, dostępność godzinową, odpowiedzialność za rezultat, kwestie bezpieczeństwa danych i poufności, zasady podporządkowania oraz procedury na wypadek zakończenia projektu. Precyzyjne zapisy umowne chronią obie strony i pozwalają uniknąć ryzyk, takich jak pozorne zatrudnienie czy niejasny podział odpowiedzialności.

Body leasing może mieć również rozszerzoną formę – tzw. team leasing. W tym wariancie klient otrzymuje do dyspozycji nie pojedynczego specjalistę, ale cały zespół projektowy, który może obejmować programistów, analityków, testerów, UX designerów, Scrum Mastera czy Project Managera. Taki model pozwala na szybkie zbudowanie pełnych kompetencji projektowych bez konieczności rekrutowania całego działu wewnętrznego.

Jak działa body leasing w praktyce?

W praktyce body leasing opiera się na bardzo przejrzystym podziale ról i odpowiedzialności pomiędzy dwiema stronami: firmą leasingującą specjalistę oraz firmą, która „wynajmuje” jego kompetencje. Cała sfera kadrowa – zatrudnienie, podpisanie umowy, obsługa HR, wypłata wynagrodzenia, świadczenia, sprzęt służbowy, a nawet często szkolenia techniczne – pozostaje po stronie dostawcy usług leasingowych. To on jest formalnym pracodawcą lub kontrahentem specjalisty i ponosi pełną odpowiedzialność za kwestie administracyjne oraz zgodność z przepisami prawa pracy lub prawa cywilnego (w zależności od modelu).

Klient natomiast uzyskuje dostęp do konkretnego specjalisty w sposób uproszczony i natychmiastowy. W praktyce wygląda to tak, że specjalista wykonuje zadania na rzecz klienta, pracuje z jego zespołem, uczestniczy w stand-upach, spotkaniach projektowych czy planowaniu sprintów, ale formalnie pozostaje pracownikiem lub kontrahentem firmy leasingującej. Klient zarządza jego czasem pracy i określa cele projektowe, natomiast nie ponosi obowiązków wynikających z zatrudnienia, takich jak urlopy, rozliczenia ZUS, onboarding czy oceny okresowe.

Umowę body leasingu zawiera się na określony czas – najczęściej od kilku dni do kilku miesięcy, choć w branży IT bardzo często zdarzają się kontrakty kilkunasto- miesięczne. Czas trwania zależy wyłącznie od potrzeb projektu: może to być jednorazowe wdrożenie, zastępstwo za nieobecnego pracownika, rozwój określonego modułu systemu lub długotrwała praca w ramach większego zespołu programistycznego. Zakres obowiązków i oczekiwane kompetencje muszą być jasno opisane w umowie, tak aby obie strony rozumiały, za co odpowiada specjalista oraz jak będzie oceniany rezultat jego pracy.

Dzięki temu modelowi firma korzystająca z usług nie musi uruchamiać kosztownych procesów rekrutacyjnych ani wdrożeniowych. Otrzymuje specjalistę, który od pierwszego dnia jest gotowy do pracy – posiada odpowiednie umiejętności, doświadczenie oraz narzędzia, co redukuje ryzyko opóźnień projektowych i błędnych decyzji technicznych.

Kiedy warto skorzystać z body leasingu?

Body leasing jest szczególnie opłacalny w sytuacjach, w których potrzebne jest szybkie, tymczasowe wsparcie lub dostęp do specjalistycznej wiedzy bez zobowiązań długoterminowych.

Najprostszy scenariusz to nagły, trudny do przewidzenia wzrost zapotrzebowania na określone kompetencje. Jeżeli zakład przemysłowy wdraża nowy system automatyki i potrzebuje inżyniera PLC, często nie ma czasu na trzymiesięczną rekrutację ani możliwości przeprowadzenia jej własnymi siłami – zwłaszcza gdy rekrutuje stanowisko niszowe. Body leasing rozwiązuje problem w ciągu kilku dni, dostarczając osobę o właściwych kwalifikacjach, która wykonuje zadanie i znika po zakończeniu projektu, bez generowania dalszych kosztów.

Podobnie wygląda to w branżach, które pracują sezonowo lub projektowo. Agencja marketingowa, która w grudniu obsługuje kampanie dla kilkunastu klientów jednocześnie, może potrzebować natychmiastowego wsparcia grafika, copywritera, montażysty video czy specjalisty SEO. Zamiast zatrudniać kolejne osoby na krótkie okresy lub negocjować skomplikowane umowy cywilnoprawne, korzysta z body leasingu i w ciągu 24–48 godzin ma pracowników gotowych do wejścia w projekt.

Dobrym przykładem zastosowania tego modelu jest również sytuacja w firmie e-commerce, która przygotowuje się do migracji swojego sklepu na nową platformę. Migracja wymaga zaangażowania doświadczonego full-stack developera i specjalisty od integracji systemów, ale tylko na okres samego wdrożenia. Utrzymywanie takiego zespołu na stałe byłoby kosztowo nieuzasadnione, a brak odpowiednich kompetencji wśród obecnych pracowników uniemożliwia samodzielne przeprowadzenie procesu. Dzięki body leasingowi firma może „wypożyczyć” dwóch ekspertów na trzy miesiące – dokładnie na czas trwania projektu – i po jego zakończeniu powrócić do standardowego składu zespołu, bez konieczności zwalniania kogokolwiek.

Z tego modelu korzystają również firmy, które realizują jednorazowe, wysoko wyspecjalizowane zadania, nie chcą zwiększać stałego zespołu z obawy przed wyższymi kosztami stałymi, potrzebują kompetencji niedostępnych na rynku lokalnym, chcą przetestować współpracę ze specjalistą przed ewentualnym zatrudnieniem na stałe lub muszą zapewnić ciągłość pracy projektowej w sytuacjach nagłych, takich jak choroba kluczowego pracownika czy rotacje w zespole.

W każdym z tych przypadków body leasing zapewnia elastyczność i natychmiastowy dostęp do specjalistycznej wiedzy, jednocześnie minimalizując koszty organizacyjne oraz ryzyka związane z długoterminowym zatrudnieniem.

Zalety body leasingu

• Szybki dostęp do kompetencji- możliwość natychmiastowego pozyskania wykwalifikowanego specjalisty bez konieczności prowadzenia rekrutacji.
• Elastyczna forma współpracy- zatrudnienie pracownika na dokładnie taki okres, jaki jest potrzebny – od kilku dni do kilku miesięcy.
• Oszczędność kosztów operacyjnych- brak konieczności tworzenia nowego etatu, prowadzenia kadr ani ponoszenia kosztów związanych z zatrudnieniem.
• Zmniejszenie ryzyka personalnego -rekrutacja i formalności leżą po stronie dostawcy, a w razie potrzeby możliwa jest szybka wymiana pracownika.
• Skalowalność zespołu- łatwe zwiększanie lub zmniejszanie liczby specjalistów w zależności od aktualnych potrzeb biznesowych.

Rodzaj umowy na body leasing i co powinna ona zawierać

Typowa umowa na body leasing jest umową o świadczenie usług zawieraną pomiędzy usługobiorcą i usługodawcą, czyli stroną, która „wypożyczy” nam danego specjalistę do wykonania konkretnego zadania za wynagrodzeniem.

W umowie tej powinniśmy określić m.in.:

1) zasady współpracy stron umowy oraz obowiązki każdej ze stron – w jaki sposób będzie przebiegać współpraca, jakie obowiązki ma każda ze stron,

2) kwestię wynagrodzenia – informacje o wysokości wynagrodzenia i sposobie jego zapłaty,

3) wybór specjalisty- jego kwalifikacje, dostępność itp., – w jaki sposób dana strona może wybrać specjalistę, o jakich kwalifikacjach itp.,

4) przeniesienie praw autorskich – zasady przenoszenia praw autorskich, szczegółowe określenie okoliczności i kwestii finansowych związanych z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do powstałych utworów,

5) kwestie kar umownych – zasady ponoszenia kar umownych w przypadku naruszenia określonych w umowie postanowień przez którąkolwiek ze stron,

6) terminy trwania umowy, wykonywania projektów itp.,

7) sposób kontaktu pomiędzy stronami – w jaki sposób strony będą się kontaktować podczas trwania umowy,

8) zapewnienie usługobiorcy co do posiadania odpowiednich kwalifikacji przez danych specjalistów – usługobiorca może wymagać od usługodawcy zapewnienia co do posiadanych kwalifikacji przez danych specjalistów, które mogą wynikać z konieczności wykonania danego projektu przez odpowiedniego specjalistę,

9) sposoby zgłaszania zapotrzebowania na wykonanie danego projektu,

10) klauzule o zachowaniu poufności,

11) warunki rozwiązania umowy – określenie kiedy rozwiązanie umowy jest możliwe, jakie są przyczyna rozwiązania umowy i procedura rozwiązania umowy,

a także warto uwzględnić kwestię zastępstwa danego specjalisty, odbiorów wykonanych projektów i inne ważne kwestie na których zależy nam w trakcie realizacji umowy.

Warto wiedzieć, że ze względu na specyfikę umów na body leasing usługobiorca nie otrzymuje gwarancji na wykonaną pracę; usługodawca co do zasady nie odpowiada za wykonaną pracę i wyłączone zostają przepisy dotyczące rękojmi.

Istotną kwestią jest przeniesienie praw autorskich do wytworzonych utworów. To bardzo ważne, by w umowie znalazły się postanowienia, które uwzględniają przeniesienie praw autorskich na usługobiorcę, a jednocześnie dają pewność, że usługodawca zawarł konkretne umowy o przeniesienie praw autorskich ze specjalistą/specjalistami.

Podsumowanie

W zakresie specjalistów np. z branży IT współpraca najczęściej opiera się na kontraktach np. B2B. Jest to dynamicznie rozwijająca się branża, dlatego taki specjalista nie zawsze chce być związany umową o pracę na długi okres czasu. Uczestniczenie w umowach na body leasing pozwala specjalistom uczestniczyć w różnych projektach, rozwijać swoje zainteresowania i szkolić swoje umiejętności, co pozwala na zdobywanie większego doświadczenia na tym konkurencyjnym rynku.

Jest to też korzystne rozwiązanie dla firm, które nie chcą otwierać całego procesu rekrutacyjnego, potrzebują danego specjalisty do wykonania konkretnego projektu, chcą przetestować danego specjalistę i jego funkcjonowanie w firmie i sprawdzić czy, aby na pewno jest konieczność pozyskania takiego specjalisty na dłuższy okres czasu. Jest to bardzo elastyczny model współpracy.

Umowy te bywają czasami krytykowane ze względu na brak stabilności w zatrudnieniu i mniejsze świadczenia pracownicze.

W razie jakichkolwiek pytań zapraszam do kontaktu. Niniejszy wpis nie stanowi porady prawnej, w przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej w przedmiotowej tematyce zapraszamy do kontaktu.