Dlaczego temat wizerunku pracownika budzi wątpliwości?
Jest to jedno z najczęściej pojawiających się pytań. Czy pracodawca ma prawo wykorzystać wizerunek pracownika w materiałach firmowych. Możemy tutaj mówić o social mediach, wewnętrznych narzędziach pracodawcy czy innych celach promocyjnych. Wielu pracodawców zakłada, że skoro zatrudnili pracownika do swojej firmy to mogą swobodnie posługiwać się jego wizerunkiem w celach promocyjnych czy marketingowych. Tymczasem musimy jednak pamiętać, że wizerunek jest chroniony przez odpowiednie przepisy prawne takie jak prawo cywilne (dobro osobiste) czy prawo autorskie i prawa pokrewne. Pamiętajmy również, że obowiązują nas przepisy RODO. W tym temacie więcej napisałam w innym poście na blogu, do którego zachęcam: Czy wizerunek to dane osobowe?
W czasach, kiedy fotografie są tak często używane to pracodawcy mają wiele wątpliwości, kiedy mogą użyć wizerunku bez zgody pracownika, a kiedy jednak zgoda ta jest niezbędna. Postaram się rozwiać te wątpliwości w dalszej części tego posta.
Czym jest wizerunek w rozumieniu prawa?
O wizerunku pisałam już we wcześniejszych artykułach na blogu:
Odpowiedzi na pytanie czym jest wizerunek nie znajdziemy w obowiązujących przepisach prawa, ponieważ nie istnieje żadna prawna definicja tego słowa. Możemy zatem posłużyć się słownikiem polskim oraz pojęciem opracowanym przez orzecznictwo. Według PWN:
- czyjaś podobizna na rysunku, obrazie, zdjęciu itp.
- sposób, w jaki dana osoba lub rzecz jest postrzegana i przedstawiana
Wizerunek to nie tylko nasza twarz, ale również inne elementy, które pozwalają nas zidentyfikować np. ubiór, fryzura, ogólny wygląd, cechy szczególne. W praktyce nie ograniczamy się już jedynie do sylwetki i postrzegania wizerunku jedynie za pomocą wzorku, ale również wizerunkiem może być głos, ponieważ po nim także jesteśmy w stanie zidentyfikować konkretną osobę. W polskich przepisach prawa (kodeks cywilny) wizerunek jest chroniony jako dobro osobiste, a dodatkowo jego rozpowszechnianie reguluje ustawa o prawie autorskich i prawach pokrewnych. Wobec powyższego co do zasady rozpowszechnianie naszego wizerunku wymaga naszej zgody.
Czy zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku jest zawsze wymagana?
Co do zasady rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.
Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.
Jak wynika z powyższego zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie musi być odpłatna, ale zezwolenie na to nie musi być wymagane, gdy osoba otrzyma umówioną zapłatę za pozowanie. Tutaj również jednak należy uważać.
Kwestia wynagrodzenia może mieć znacznie w relacji pracodawca-pracownik. Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku powinna być świadoma, dobrowolna i obejmować konkretny zakres jego wykorzystania. Obojętnie czy mówimy tutaj o zgodzie odpłatnej czy nieodpłatnej.
Wizerunek pracownika a umowa o pracę
W praktyce pracowniczej brak wynagrodzenia za wykorzystanie wizerunku pracownika może budzić poważne wątpliwości, szczególnie z perspektywy jego podporządkowania. Jeżeli zgoda byłaby udzielona w ramach stosunku pracy, to można by podejrzewać czy ta zgoda na pewno została wyrażona dobrowolnie. Można byłoby kwestionować czy zgoda nie została przypadkiem udzielona „przy okazji” podpisywania umowy o pracę.
Pamiętajmy również, że wynagrodzenie o pracę nie powoduje AUTOMATYCZNEJ zgody na wykorzystanie wizerunku, a tym bardziej nie powinnismy argumentować, że jest to wynagrodzenie za rozpowszechnianie wizerunku. Powinnismy wyraźnie rozdzielić otrzymywanie wynagrodzenia za pracę oraz ewentualnego wynagrodzenia za udzielenie przez pracownika zgody na rozpowszechnianie wizerunku.
W przypadku jednak wątpliwości co do zapłaty, przyjmujemy, że zgoda ma charakter nieodpłatny. Nie oznacza to jednak automatycznej zgody pracownika na rozpowszechnianie jego wizerunku. Zgoda powinna być odrębnie udzielona i określać jej cel, czas wykorzystania i zakres, aby pracownik miał jasność, co do wykorzystania jego wizerunku. Jasne uregulowanie tych kwestii zmniejsza ryzyko późniejszych sporów i zarzutów po stronie pracownika co do braku dobrowolności zgody czy nadużycia pozycji pracodawcy.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku – jak powinna wyglądać?
Jak już powiedzieliśmy sobie wyżej zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika, aby mogła zostać uznana za skuteczną i bezpieczną prawnie musi być dobrowolna, co w realiach stosunku pracy oznacza szczególną ostrożność po stronie pracodawcy. Relacje podporządkowania mogą sprawiać wrażenie nakładanej presji w zakresie udzielenia zgody, nawet jeżeli formalnie pracownik nie jest do tego zobowiązany. Zgoda powinna być konkretna i świadoma. W praktyce oznacza to, że pracownik musi dokładnie wiedzieć w jakim celu jego wizerunek będzie wykorzystywany, w jakich materiałach się pojawia i przez jakiś czas. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście skonstruowanie takiej zgody w formie pisemnej. Sformułowanie takiej zgody jedynie przez ogólne informacje może nie być wystarczające i może budzić poważne wątpliwości i późniejsze spory w tym zakresie.
Istotnym elementem w zakresie udzielania zgody jest również możliwość jej późniejszego cofnięcia. Pracownik powinien zostać poinformowany, że ma prawo wycofać taką zgodę i poznać informacje jakie skutki wywołuje cofnięcie zgody w praktyce. Ma to znaczenie, że nie tylko na gruncie dóbr osobistych, ale również pamiętajmy o ochronie danych osobowych i konieczności odrębnego obowiązku informacyjne na gruncie przepisów RODO. WIęcej informacji w tym zakresie znajdzie w poście dotyczącym ochrony wizerunku, a RODO.
W jakich materiałach firma może wykorzystywać wizerunek pracownika?
Zakres materiałów, w których firma może wykorzystać wizerunek pracownika powinien wprost wynikać z podpisanej zgody. To właśnie zgoda pracownika powinna określać dopuszczalne granice rozpowszechniana wizerunku, określać wynagrodzenie, zakres, czas, możliwość cofnięcia zgody i wszystkie ważne kwestie. Chęć publikacji wizerunku pracownika np. w mediach społecznościowych, materiałach reklamowych, marketingowych, promocyjnych w internecie, na ulotkach itd prowadzi do zapoznania się z tymi materiałami przez niekontrolowane szerokie grona odbiorców, więc zdecydowanie wymaga to wyraźnej i świadomej zgody pracownika.
Wizerunek pracownika w materiałach wewnętrznych firmy
Wykorzystanie wizerunku w materiałach wewnętrznych, takich jak intranet, prezentacje firmowe, szkolenia wewnętrzne czy komunikacja skierowana wyłącznie do pracowników, jest oceniane łagodniej, jednak również w tym przypadku powinno mieścić się w granicach udzielonej zgody. Fakt, że materiały te nie są publicznie dostępne, nie oznacza automatycznie, że zgoda nie jest potrzebna.
Zgoda nie będzie konieczna, jeżeli wizerunek pracownika stanowi jedynie detal całości np. na zdjęciach grupowych, z imprez integracyjnych, gdzie pracownik jest jednym z wielu i nie jest centralnym punktem zdjęcia.
W zakresie wewnętrznej dokumentacji takiej jakie: przepustki, legitymacje, identyfikatory to zgoda często jest domyślna, natomiast kwestię tę szczegółowo powinny określać wewnętrzne regulacje pracodawcy.
Czy można wykorzystywać wizerunek byłego pracownika?
Wykorzystanie wizerunku byłego pracownika to szczególnie uważny obszar, ponieważ po ustaniu stosunku pracy często (chociaż nie zawsze) zmienia się kontekst relacji pomiędzy stronami, a pracownik nie posiada już obowiązków pracowniczych u danego pracodawcy i zmienia się więź pomiędzy stronami. Sama zgoda na wykorzystanie wizerunku co do zasady nie jest ograniczona przez rozwiązanie umowy o pracę, dlatego też istotnym jest tworzenie zgody jako odrębnego dokumentu, by wykluczyć niejasności. Jeżeli zgoda została udzielona na konkretny czas, cel i rodzaj materiałów to postanowienia w niej zawarte nadal obowiązują strony.
W praktyce pojawia się inny problem, a mianowicie wykorzystanie wizerunku byłego pracownika w aktualnych materiałach promocyjnych firmy, gdzie pracownik już nie pracuje. Może to wywoływać wrażenie, że dana osoba nadal jest związana z firmą i w niej współpracuje albo ją reprezentuje. Może to prowadzić do późniejszych problemów czy sporów w zakresie niejasności i nierzetelności przedstawianych materiałów, a nawet wpłynąć na wizerunek firmy. Co innego stanowi pozostawienie zdjęć w archiwalnych materiałach czy wydarzeniach firmowych, a co innego aktywna i aktualna promocja firmy z wykorzystaniem wizerunku byłego pracownika.
Cofnięcie zgody na wykorzystanie wizerunku
Pracownik może cofnąć zgodę na wykorzystanie wizerunku, a jeżeli strony przewidziały na tę okoliczność stosowną karę umowną lub inne świadczenie to cofnięcie zgody będzie wiązało się w tymi postanowieniami. Cofnięcie zgody na rozpowszechnianie wizerunku będzie często wiązało się z zakończeniem współpracy z pracodawcą, o czym pisałam wyżej. Nie można jednak cofnąć zgody co do materiałów, które już zostały wykorzystane wcześniej przez pracodawcę na podstawie udzielonej zgody. Odwołanie udzielonej zgody ma skutek jedynie na przyszłość.
Konsekwencje nieuprawnionego wykorzystania wizerunku
Nieuprawnione wykorzystanie wizerunku pracownika czyli bez jego zgody wiąże się z surowymi karami. W pierwszej kolejności osoba, której wizerunek został bezprawnie wykorzystany lub z naruszeniem zakresu zgody, może wystąpić z roszczeniami cywilnymi (mamy do czynienia z naruszeniem dóbr osobistych). W zależności od okoliczności pracownik może dochodzić zaprzestania korzystania z wizerunku, usunięcia skutków naruszenia, wycofania materiałów promocyjnych czy może się to wiązać z roszczeniami majątkowymi.
Dodatkowym obszarem ryzyka są przepisy o ochronie danych osobowych, gdzie wizerunek byłby przetwarzany bez ważnej podstawy prawnej, a wtedy dochodzi do naruszenia przepisów RODO, gdzie mamy do czynienia z wysokimi karami pieniężnymi.
Dobre praktyki dla pracodawców
Z perspektywy pracodawców bardzo ważnym jest przyjecie jasnych i precyzyjnych zasad dotyczących wykorzystywania wizerunku pracowników. Brak spójnych zasad może prowadzić do różnych praktyk i braku konsekwencji w wykorzystywaniu wizerunku pracownika. Ma to szczególne znaczenie, kiedy ten wizerunek ma się pojawić w materiałach promocyjnych firmy czy mediach społecznościowych czy doprowadzić do innego rozpowszechniania do nieznanego grona odbiorców.
Korzystną praktyką byłoby wykorzystywanie osobnych zgód na wykorzystanie wizerunku, które są niezależne od umowy o pracę. Zgoda powinna być sformułowania w sposób zrozumiały i pozbawiony ogólników i zawierać precyzyjne informacje, które są łatwo i przystępnie zrozumiałe dla pracownika, aby uniknąć ryzyka nieprawidłowego wykorzystania wizerunku. Pracodawca nie powinien domniemywać zgody pracownika co do możliwości publikacji jakiś treści z jego udziałem, poza określonymi wyjątkami.
Im bardziej precyzyjne podejdziemy do tematu tym mniejsze ryzyko przekroczenia granic zgody pracownika i narażenia się na zarzut naruszenia dóbr osobistych.
Dobrą praktyką byłaby również weryfikacja udzielanych zgód, pozwala to ocenić czy dotychczasowa zgoda odpowiada aktualnym potrzebom i czy nie potrzeba zmienić jej zakresu.
Dobre praktyki w tym zakresie pozwalają być świadomym i mieć odpowiedzialne podejście do udzielanych zgód.
Podsumowanie – kiedy wykorzystanie wizerunku pracownika jest bezpieczne?
Wykorzystanie wizerunku pracownika jest bezpieczne przede wszystkim wtedy, gdy opiera się na jasno określonych zasadach i prawidłowym odebraniu zgód od pracownika. Zgody powinny być jasno określone, świadomie i dobrowolnie udzielone. Nie powinniśmy niczego domniemywać w takim układzie. Kluczowym jest zatem odebranie świadomej zgody, która precyzyjnie określa cel, zakres, sposób i czas wykorzystania wizerunku.
Bezpieczeństwo w tym zakresie wpływa na większy spokój pracodawcy i zrozumiałe udzielenie zgody pracownika. W tej relacji powinna istnieć dobrowolność zgody, która jest niezależna od relacji pracodawca-pracownik i jest odrębnym dokumentem od umowy o pracę. Bardzo istotnym jest także bieżące monitorowanie aktualności zgód czy przypadkiem nie wychodzimy poza jej cel i zakres.
Pamiętajmy, że wizerunek pracownika jest jego dobrem osobistym i jednocześnie danymi osobowymi, co oznacza konieczność uwzględnienia przepisów prawa cywilnego, ustawy o ochronie praw autorskich i praw pokrewnych oraz przepisów RODO.
Wykorzystujmy wizerunek drugiego człowieka w sposób świadomy, oparty na jasnych zasadach i transparentnej komunikacji. Traktujmy wizerunek jako element zarządzania ryzykiem prawnych, a nie jedynie konieczność i formalizm. Musimy chronić wzajemne interesy pracodawcy i pracownika, a relacja to powinna opierać się również na wzajemnym zaufaniu.
Jeżeli masz jeszcze jakieś pytania w tym zakresie to zapraszamy do skorzystania z naszych porad prawnych. Możesz to zrobić klikając w ten link:
Jeżeli interesujesz się ochroną wizerunku, prawem autorskim, jesteś związany z branżą IT/AI po prostu zostaw nam swojego e-maila. Jeżeli potrzebujesz przygotować konkretną umowę czy rozwiązanie umowy również do nas napisz.
Photo by Markus Spiske on Unsplash
Udostępnij:
