Odsetki od niezapłaconych faktur przysługują wierzycielowi z mocy prawa, począwszy od pierwszego dnia po upływie terminu płatności – brak osobnego zastrzeżenia w umowie czy brak uprzedniego wezwania dłużnika do zapłaty nie pozbawia nas tego roszczenia. W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami (B2B) stosujemy wyższą, ustawową stawkę odsetek za opóźnienie, której wysokość aktualizuje się co pół roku w oparciu o stopę referencyjną NBP. W naszej codziennej praktyce pomagamy przedsiębiorcom precyzyjnie wyliczyć należne kwoty i skutecznie odzyskać zaległe środki od nierzetelnych kontrahentów.
Odsetki od niezapłaconych faktur – podstawa prawna
Kontrahent, który nie zapłacił w terminie, odpowiada na dwóch różnych podstawach prawnych, w zależności od tego, kim są strony transakcji – czy chodzi o obrót między przedsiębiorcami, czy o relację z konsumentem lub innym podmiotem spoza transakcji handlowej.
Odsetki ustawowe od niezapłaconych faktur (Kodeks cywilny)
Odsetki ustawowe od niezapłaconych faktur reguluje art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego – przepis stosowany wtedy, gdy przynajmniej jedna strona nie działa jako przedsiębiorca w ramach transakcji handlowej, na przykład przy sprzedaży na rzecz konsumenta. Wynoszą one sumę stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktu procentowego.
Odsetki w transakcjach handlowych (B2B)
W relacjach między przedsiębiorcami obowiązuje ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ten reżim wyłącza stosowanie art. 481 § 2 KC i przewiduje wyższą stawkę – stopę referencyjną NBP powiększoną o 10 punktów procentowych, czyli aktualnie 13,75% (dla dłużnika niebędącego publicznym podmiotem leczniczym, w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r.). To właśnie odsetki od nieterminowych płatności między firmami – wyższe i egzekwowane automatycznie, bez potrzeby ich wcześniejszego zastrzegania w umowie.
Od kiedy liczyć odsetki od niezapłaconej faktury
To, od kiedy liczyć odsetki od niezapłaconej faktury, zależy przede wszystkim od tego, czy termin płatności został w umowie lub na dokumencie wskazany wprost. Początkiem biegu terminu jest zawsze pierwszy dzień po upływie daty wymagalności świadczenia. W naszej praktyce weryfikujemy dokładne zapisy umowne, aby upewnić się, że naliczanie odsetek następuje od właściwego momentu i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Termin płatności ustalony w umowie lub na fakturze
Gdy termin wynika z dokumentu, odsetki biegną automatycznie od dnia następującego po tym terminie, bez konieczności wysyłania wezwania do zapłaty. Spółka, która wystawiła fakturę z terminem płatności do 10 lutego, a zapłatę otrzymała 20 lutego, nalicza odsetki za 10 dni opóźnienia – od 11 do 20 lutego włącznie.
Brak ustalonego terminu płatności
Gdy termin płatności nie został ustalony, w transakcjach handlowych odsetki należą się po upływie 30 dni od spełnienia świadczenia przez wierzyciela, czyli zwykle od dostarczenia towaru lub wykonania usługi. W zobowiązaniach objętych ogólnym reżimem Kodeksu cywilnego dłużnika trzeba najpierw wezwać do zapłaty, a odsetki liczy się dopiero po upływie czasu potrzebnego na niezwłoczne spełnienie świadczenia.
Jak obliczyć odsetki od niezapłaconej faktury – wzór i przykład
To, jak obliczyć odsetki od niezapłaconej faktury, najlepiej obrazuje uniwersalny wzór matematyczny: kwota zaległości × stawka odsetek / 100 × liczba dni opóźnienia / 365. Odsetek nie nalicza się od odsetek – doliczanie odsetek do zaległych odsetek (anatocyzm) jest co do zasady niedozwolone. Wyjątkiem jest sytuacja, w której strony po powstaniu zaległości zgodziły się na doliczenie zaległych odsetek do sumy głównej, albo gdy wierzyciel dochodzi odsetek od zaległych odsetek od chwili wytoczenia o nie powództwa. Strony mogą w umowie ustalić własną, wyższą stawkę odsetek, ale nie może ona przekroczyć odsetek maksymalnych za opóźnienie, czyli dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie.
Przykład obliczenia odsetek
Przy fakturze na 10 000 zł, stawce 13,75% i 10 dniach opóźnienia wychodzi 10 000 × 13,75 / 100 × 10 / 365, czyli około 37,67 zł.
Odsetki wymagalne – kiedy roszczenie się przedawnia
Odsetki wymagalne to takie, których termin zapłaty już minął i wierzyciel może domagać się ich zapłaty niezależnie od losu należności głównej. Roszczenie o odsetki przedawnia się jako świadczenie okresowe w terminie 3 lat (art. 118 KC), przy czym ten termin kończy się na ostatni dzień roku kalendarzowego – odsetki narosłe w danym roku przedawniają się więc łącznie, z końcem trzeciego kolejnego roku, a nie osobno dla każdego dnia opóźnienia.
W praktyce oznacza to, że wierzyciel, który zwleka z dochodzeniem odsetek, może stracić prawo do całej puli odsetek naliczonych w danym roku kalendarzowym z końcem roku, w którym upływa trzeci rok od ich powstania – zanim jeszcze przedawni się roszczenie o samą kwotę z faktury, które w transakcjach handlowych podlega tej samej trzyletniej zasadzie, liczonej od dnia wymagalności. Firmy z zaległymi płatnościami sprzed kilku lat mogą jeszcze zdążyć z odzyskaniem części należności – im szybciej skonsultujesz sprawę z prawnikiem, tym większa szansa na skuteczne dochodzenie roszczenia przed sądem.
Niezapłacone faktury a koszty odzyskiwania należności
Niezapłacone faktury a koszty ich odzyskania to temat, który w transakcjach handlowych reguluje ta sama ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wierzycielowi przysługuje zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności – 40 euro przy kwocie zaległości do 5 000 zł, 70 euro przy zaległości od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro przy zaległości powyżej 50 000 zł. Rekompensata należy się bez konieczności wykazywania, że wierzyciel rzeczywiście poniósł takie koszty, i można jej dochodzić niezależnie od odsetek za opóźnienie.
Naliczanie odsetek od niezapłaconej faktury w umowach IT
Naliczanie odsetek od niezapłaconej faktury w branży IT komplikuje harmonogram płatności rozbity na etapy projektu, kamienie milowe czy okresy rozliczeniowe abonamentu SaaS. Każdy etap ma własny termin płatności, więc odsetki trzeba liczyć osobno dla każdej zaległej płatności, a nie zbiorczo dla całej umowy.
Brak precyzyjnie określonych terminów płatności w umowie to jeden z typowych błędów przy tworzeniu kontraktów IT, który później utrudnia jednoznaczne wskazanie, od kiedy biegną odsetki. Dobrze skonstruowane umowy B2B IT zawierają harmonogram płatności z konkretnymi datami lub liczbą dni od wystawienia faktury, co eliminuje spory o moment wymagalności.
Jeśli Twoja umowa z kontrahentem nie precyzuje tych terminów albo od miesięcy nie możesz odzyskać należności za wykonane zlecenie, sprawdźmy razem zapisy umowy, zanim sprawa trafi na drogę sądową.
Skuteczne egzekwowanie należności zaczyna się od precyzyjnie skonstruowanego kontraktu. Przeprowadzana przez nas analiza prawna umów pozwala wykryć luki w zapisach dotyczących terminów płatności i zabezpieczeń finansowych, zanim przekształcą się one w kosztowny spór. Jako doświadczona kancelaria prawna z Rybnika, prowadzimy sprawy o zapłatę oraz pomagamy spółkom technologicznym i lokalnym przedsiębiorcom z całego regionu śląskiego w tworzeniu stabilnych umów B2B. Równolegle świadczymy kompleksową i bezpieczną obsługę zdalną, dbając o płynność finansową firm na terenie całej Polski.
