Photo by Immo Wegmann on Unsplash
Czy pracownicy w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych mogą korzystać z modeli sztucznej inteligencji? Myślę, że większość z Nas już wie, że sztuczna inteligencja może ułatwić pracę i wykonywanie niektórych żmudnych zadań czy dokonać analizy dokumentów, ale czy jest to legalne i czy każdy może z tego korzystać w pracy? Czy potrzebuję na to zgody przełożonego, a może wystarczy anonimizowanie danych?
Czym jest ChatGPT i dlaczego firmy coraz częściej korzystają z narzędzi sztucznej inteligencji?
Jak już pewnie większość wie ChatGPT jest narzędziem opartym na sztucznej inteligencji. Narzędzie takie jak ChatGPT, Gemini, Claude czy inne mogą być dużym wsparciem w pracy dla wielu firm. Pracownicy wykorzystują je do tworzenia treści, przygotowania analiz, tłumaczeń, w marketingu oraz w innych powtarzalnych czynnościach. Wykorzystanie takich narzędzi może poprawić efektywność, odjąć żmudnych obowiązków czy po prostu do czegoś zainspirować lub pomóc w analizie tematu. Pamiętajmy jednak, że może to również mieć pewne konsekwencje prawne, jeżeli nie wiemy jak korzystać z tych narzędzi i nie jest to uregulowane organizacyjnie.
Czy pracownik może samodzielnie korzystać z AI w pracy?
Generalnie samo korzystanie z ChatGPT w pracy przez pracownika nie jest zakazane, nie ma żadnego przepisu prawa, który by zakazywał jego stosowanie. Nie ma też przepisu, który wprost na to zezwala. Najważniejszą kwestią jest jednak wewnętrzne uregulowanie tej kwestii przez pracodawcę. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy, bo to on organizuje proces pracy i określa z jakich narzędzi możemy korzystać przy wykonywaniu obowiązków służbowych. Pracownik powinien wiedzieć czy firma dopuszcza możliwość korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji, czy posiada odpowiednie licencje, ewentualnie powinna wskazać jakie są ewentualnie ograniczenia w wykorzystaniu sztucznej inteligencji w danym środowisku pracy. Problemy mogą pojawić się w momencie, kiedy nie wiemy jakie informacje możemy ujawniać systemom sztucznej inteligencji, a na co jednak uważać. Znacznie mają tutaj przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, prawa autorskie czy podpisane umowy o zachowaniu poufności.
Jeżeli firma nie ustali zasad korzystania ze sztucznej inteligencji, a pracownik wklei jakiekolwiek poufne informacje do takiego narzędzie to ryzyko w pierwszej kolejności poniesie pracodawca, a odpowiedzialność pracownika jest wtórna, ponieważ odpowiada bezpośrednio przed pracodawcą. Warto więc uregulować taką kwestię w miejscu pracy, a jako pracownik mieć jasne wytyczne co do takiego działania.
Jakie ryzyka wiążą się z korzystaniem z ChatGPT w pracy?
Nieostrożne korzystanie z narzędzi AI może prowadzić do ujawnienia poufnych informacji, danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa, baz danych klientów czy innych informacji, które nie powinny wyjść poza firmę. Treść, którą wklejamy do sztucznej inteligencji trafia na serwery dostawcy narzędzi AI i to często poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nie wszystkie dokumenty można wrzucać do sztucznej inteligencji, dlatego tak ważne jest uregulowanie tych kwestii przez pracodawcę. Samo porozmawianie z pracodawcą i otrzymanie ustnego pozwolenia na wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji nie chroni pracownika przed późniejszymi problemami związanymi z np. ujawnieniem danych firmy. Samo cofnięcie czatu czy próba usunięcia informacji z systemu AI jest dość iluzoryczne i nie jest jednoznaczne z usunięciem danych z systemów dostawcy czy kopii zapasowych.
Nieostrożne korzystanie z narzędzi AI może prowadzić do ujawnienia poufnych informacji, danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa czy danych klientów. Dodatkowo odpowiedzi generowane przez sztuczną inteligencję mogą zawierać błędy, nieaktualne informacje lub naruszać prawa osób trzecich.
Pamiętajmy, że brak formalnego zakazu korzystania ze sztucznej inteligencji nie oznacza automatycznie zgody na korzystanie z tego rodzaju narzędzi, pracownik powinien dostosować się jednak do obowiązków wynikających z umowy, regulaminów czy przepisów prawa.
Czy można wklejać do ChatGPT e-maile klientów i kontrahentów?
Generalnie sztuczna inteligencja bardzo często towarzyszy nam i pomaga przy tworzeniu odpowiedzi na wiadomości e-mailowe klientów. Pamiętajmy jednak, żeby z ostrożności nie wklejać tam danych osobowych takich jak np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. Sama treść wiadomości e-mail może zawierać dane poufne, informacje kontraktowe czy ustalenia biznesowe. W takim przypadku lepiej e-maila zanonimizować lub wyciągnąć z niego tylko ogólne informacje, które nie pozwolą na identyfikację osoby czy firmy.
Czy treści generowane przez ChatGPT można wykorzystać w firmie?
Możemy wykorzystać treści generowane przez AI, natomiast zawsze należy pamiętać o weryfikacji otrzymanych wyników, Sztuczna inteligencja może „halucynować” czyli podawać nieprawdziwe, nieaktualne informacje czy nie znajdujące swojego odzwierciedlenia np. w przepisach prawa. Może nam jednak służyć do zadań wewnętrznych firmy, przygotowania e-maili (z zastrzeżenim informacji, które już podawałam powyżej), redakcji dokumentów czy innych kwestii marketingowych. Od 2 sierpnia 2026 r. zgodnie z AI Act mamy obowiązek oznaczania treści wygenerowanych przy pomocy AI. Obowiązek ten wynika z art. 50 AI Act. Obowiązek ten obejmuje np. grafiki, zdjęcia produktów wygenerowane na potrzeby reklamy, realistycznie wizualizacje, syntetyczny głos itp. Nie obejmuje to obiektów, które nie istnieją w rzeczywiści czy wizji zdecydowanie satyrycznych czy fikcyjnych (na ten temat pojawi się osobny post na blogu, ponieważ jest to bardzo złożone zagadnienie – zapraszam do śledzenia naszego bloga oraz social mediów w tym zakresie).
Kto odpowiada za treści generowane przez AI?
To jest bardzo ważna informacja, ponieważ to człowiek, który otrzymuje treść wygenerowaną przez AI odpowiada za jej dalsze wykorzystanie i skutki związane z tym wykorzystaniem. Obalamy przekonanie, że możemy przypisać odpowiedzialność za treść wygenerowaną przez AI producentowi czy dostawcy narzędzia. W relacji z klientem czy kontrahentem co do zasady odpowiada firma, która wykorzystuje takie narzędzie. Traktujmy sztuczną inteligencję jako narzędzie pomocnicze, ale nie ufajmy jej na tyle, aby nie sprawdzać generowanych przez nią treści.
W przypadku korzystania z treści generowanych przez AI musimy mieć na uwadze, że dane tam wprowadzane są wykorzystywane do trenowania sztucznej inteligencji. Dane mogą naruszać również cudze prawa autorskie. Sztuczna inteligencja nie jest autorem tego co wygeneruje, nie ponosi za to odpowiedzialności czy konsekwencji prawnych.
Czy trzeba szkolić pracowników z korzystania z AI?
Tak, jest to jeden z kluczowych przepisów w AI Act (art. 4 tj. AI literacy). Dostawcy oraz podmioty stosujące systemy sztucznej inteligencji muszą podjąć odpowiednie kroki, aby przeszkolić swoich pracowników w jaki sposób korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji. Dotyczy to nie tylko własnych pracowników, ale również osoby, które działają w imieniu spółki czyli np. podwykonawcy. Przepis ten nie wskazuje, które systemy AI wymagają szkolenia pracowników, a które nie, więc generalnie nawet korzystając z prostych narzędzi AI powinniśmy jako pracodawca przeszkolić osoby korzystające z tych narzędzi. Warto w pierwszej kolejności przeprowadzić w firmie audyt czy będziemy korzystać z takich narzędzi, jakie stanowiska będą mogły z nich korzystać czy korzystać bedą wszyscy pracownicy. Powinniśmy umieć określić jak wdrożyć taki system, jakie są potencjalne ryzyka, a pracownicy powinni mieć przede wszystkim świadomość jakie mogą wyrządzić potencjalne szkody z nieprawidłowego stosowania takich narzędzi.
Podsumowanie
Korzystanie z narzędzi sztucznej inteligencji w pracy jest bardzo korzystne i może realnie doprowadzić do przyspieszenia pracy i ułatwić wykonywanie nawet najprostszych czynności pracownikom. Jednak nie warto pozostawiać pracowników bez jakiejkolwiek informacji czy przeszkolenia w tym zakresie. Bezpieczne wdrożenie systemu sztucznej inteligencji zapewni odpowiednie rozwiązania techniczne pracodawcy i uchroni go przed potencjalnymi ryzykami związanymi z naruszeniem przepisów prawa, tajemnicy przedsiębiorstwa czy innymi poufnymi informacjami.
Jeżeli nie wiesz jak podejść do tego tematu to nasza Kancelaria wspiera firmy w przygotowywaniu odpowiednich dokumentów czy szkoleniu pracowników z wykorzystania narzędzi sztucznej inteligencji, więc zapraszamy do kontaktu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
- Czy pracodawca może zakazać pracownikom korzystani z AI? Tak, w granicach własnej firmy można zakazać korzystanie z narzędzi sztucznej inteligencji. Co do zasady to pracodawca organizuje pracę i określa narzędzia, z których korzysta dana organizacji, a tym samym odpowiada za bezpieczeństwo. W praktyce jednak bez dostępnej alternatywy zawsze można się narazić na wykorzystanie tych narzędzi w sposób prywatny i firma może stracić kontrolę, więc warto ustalić jakąś alternatywę lub zasady korzystania z danych narzędzi.
- Czy musze informować klientów, że korzystam z AI? Jeżeli korzystasz z AI w ten sposób, że rezultat twoich prac jest związany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji to powinieneś informować klienta, że korzystasz z narzędzi AI. Jeżeli korzystasz z narzędzi AI tylko w sposób wewnętrzny czyli tworzysz własne notatki, poprawiasz styl pracy to nie jest to co do zasady konieczne, o ile nie dotyczy to bezpośrednio klienta.
- Czy można wkleić całą umowę do AI? Technicznie wkleić możemy każdą umowę, ale pod względem prawnym należy uważać, aby nie ujawniać informacji poufnych czy danych osobowych. Przed wklejeniem jej do jakiegokolwiek systemu sztucznej inteligencji sprawdźmy jakie informacje zawiera taka umowa czy nie ujawnimy w ten sposób danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa czy innych istotnych informacji, które mogą potencjalnie zagrażać firmie.
- Czy korzystanie z AI wymaga zgody pracodawcy? Tak, pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy i nie powinien samodzielnie korzystać z takich narzędzi do celów służbowych. Jeżeli pracodawca nie dopuścił możliwości korzystania z takich narzędzi i nie określił też zasad takiego korzystanie to należy być bardzo ostrożnym i lepiej nie korzystać do celów służbowych.
Jeżeli chcesz się z nami skontaktować to śmiało zrób to przez dostępny poniżej formularz:
Informacje zawarte w niniejszym artykule mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej ani opinii prawnej. Treść wpisu nie powinna być traktowana jako podstawa do podejmowania decyzji w konkretnych sprawach. W przypadku potrzeby uzyskania indywidualnej pomocy prawnej skontaktuj się z Nami.
