Rejestracja spółki w systemie S24 – kompletny poradnik na 2026 rok

Czym jest S24?

Jest to system teleinformatyczny, który pozwala na zawiązanie i rejestrację Spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym przy wykorzystaniu wzorca umowy. W ten sposób można założyć spółkę on-line. Spółki jakie można założyć poprzez system: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna, spółka komandytowa oraz prosta spółka akcyjna.

Generalnie sama instytucja tego systemu ma na celu ułatwienie i przyspieszenie procesu rejestracji spółki poprzez internet, co ma trwać znacznie szybciej, natomiast mogą Państwo po drodze napotkać parę czynników, które znacznie wydłużą proces rejestracji Spółki.

Większość dokumentów jest generowana poprzez system, ale jest kilka dokumentów, które musimy załączyć samodzielnie. W przypadku braku załączenia wszystkich wymaganych dokumentów lub wystąpienia jakiegoś błędu proces może się znacznie wydłużyć.

Założenie konta w portalu eKRS

W pierwszej kolejności wspólnicy muszą założyć konto w portalu S24. Spółkę można założyć także przez pełnomocnika. Jeden wspólnik/pełnomocnik może przygotować wszystkie dokumenty, a następnie dokumenty są podpisywane odpowiednio przez Zarząd. W przypadku podpisu istotnym jest fakt, że podpis może zostać złożony (zgodnie z informacją stronie na gov.pl) za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, czy podpisu osobistego (e-dowód).

Wchodząc w portalu w zakładkę „Moje przedsiębiorstwa” klikamy przycisk „Dodaj przedsiębiorstwo”.

W tym kroku musimy utworzyć nazwę Spółki, jej formę prawną i siedzibę. Można także dodać opis (nie jest to krok wymagany). W tej zakładce znajduje się także przycisk „Udostępnij” – przycisk ten umożliwia udostępnianie tworzonego przedsiębiorstwa innej osobie np. wspólnikowi czy pełnomocnikowi. Osoba, która tworzy spółkę może również zarządzać uprawnieniami jakie nakłada na osobę, której udostępnia dany podmiot. Udostępniając, wpisuje się e-mail osoby, której chcemy udostępnić; jest to e-mail przy pomocy którego dana osoba jest zarejestrowana do portalu.

Dokumenty generowane w systemie

Kolejnym krokiem jest dodawanie odpowiednich dokumentów. Najważniejszym z nich jest oczywiście umowa czy statut spółki. Tworzenie dokumentów umożliwia przycisk „Nowy dokument”. Niniejszy post jest tworzony w oparciu o rejestrację spółki z o.o., zatem będę się posługiwała nazwą Umowa.

Umowa jest tworzona za pomocą wzorca, zatem zadanie jest nieco ułatwione. W umowie musimy po prostu wybierać odpowiednie pola, które odpowiadają naszej Spółce. Tworząc umowę mamy po kolei wymienione kroki, jakie należy przejść, aby wypełnić całą Umowę. Kroków jest 6 plus podpisy.
W podpisach wymienieni są wspólnicy, zatem wspólnicy podpisują Umowę np. profilem zaufanym.
W podpisie mamy zawartą datę, imię i nazwisko osoby podpisującej, informację, czy podpisuje Umowę w imieniu własnym i złożony podpis.

Następnym dokumentem, który możemy wygenerować w ten sam sposób poprzez kliknięcie „nowy dokument”, jest oświadczenie o wniesieniu kapitału i lista wspólników. Te dwa dokumenty są podpisywane przez Zarząd.

Dodatkowym dokumentem, który można wygenerować w systemie, jest oświadczenie o udzieleniu pełnomocnictwa na podstawie art. 694 (3) par. 3(2) Kodeksu postępowania cywilnego [kpc], które to oświadczenie podpisuje pełnomocnik. Oświadczenie to wskazuje, że mocodawca udzielił pełnomocnikowi pełnomocnictwa procesowego na podstawie art. 87 kpc do złożenia wniosku o wpis podmiotu. W takim przypadku teoretycznie nie musimy dołączać do wniosku pełnomocnictwa udzielonego na piśmie, natomiast ja, z ostrożności procesowej, poza dokumentem wygenerowanym automatycznie, załączyłam do wniosku dodatkowo skan pełnomocnictwa wraz opłatą od udzielonego pełnomocnictwa.

Dodatkowe dokumenty, które załączamy do wniosku

Dokumentami, które nie są generowane automatycznie w systemie, a które należy dołączyć są:

1. Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r.
   o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
2. Lista adresów do doręczeń członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.
3. Lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów.
4. Jeżeli dotyczy to oświadczenie o zgodzie na powołaniu do Zarządu.
5. Jeżeli dotyczy np. pełnomocnictwo do doręczeń.

Podpisywanie dokumentów

W portalu należy wszystkie dokumenty podpisać. Dokumenty powinny być podpisane przez odpowiednie osoby. Pojawia się często pytanie, co w przypadku tych dokumentów, które dołączamy w formacie pdf.: czy należy je najpierw podpisać i dokument ten zeskanować, wrzucić w portal i znowu podpisać?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Generalnie powinno się to odbywać w ten sposób, że wrzucamy niepodpisany dokument w formacie pdf. i podpisujemy dokument elektronicznie. Natomiast z ostrożności nie zaszkodzi po prostu wrzucić w portal już podpisany dokument w formacie pdf. i podpisać go ponownie elektronicznie.

Jeżeli mamy podpisane wszystkie dokumenty, można przejść do dalszego etapu, czyli składania wniosku
o rejestrację podmiotu.

Do wniosku dołączamy wszystkie dokumenty, które muszą zostać wysłane do Sądu (poprzez przycisk „dodaj dokument”).

Następnie w kolejnym etapie będziemy musieli uzupełnić odpowiednie dane, czyli do którego Sądu kierujemy wniosek, czy członek zarządu nie jest zawieszony, przedmiot przeważającej działalności spółki, a wszystko to musi zostać podpisane i opłacone.

Wszystkie te elementy są widoczne w odpowiedniej kolejności przy rejestrowaniu spółki w tym systemie, który w przyszłości posłuży także do zgłaszania innych zdarzeń, jak choćby zatwierdzenie sprawozdania z działalności finansowej zarządu spółki.

Mogą wystąpić różne problemy i sytuacje związane chociażby z problemami technicznymi, ale finalnie jest to szybszy sposób założenia spółki, chyba że zaistnieją pewne braki formalne wniosku.

Należy pamiętać, że obowiązek przesłania oryginałów dokumentów do sądu w terminie 3 dni od złożenia wniosku powstaje wyłącznie wówczas, gdy do wniosku dołączono elektroniczne kopie dokumentów sporządzonych w postaci papierowej. Obowiązek ten nie dotyczy dokumentów podpisanych elektronicznie (podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub e-dowodem) – co jest standardem przy rejestracji przez S24.

Co zmieniło się od 2023 roku? Najważniejsze zmiany dla zakładających spółkę

Artykuł powstał pierwotnie w 2023 roku. Przez ostatnie trzy lata procedura rejestracji przez S24 uległa istotnym zmianom. Poniżej zebraliśmy najważniejsze z nich.

• Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń (od 1 stycznia 2025 r.)

Najistotniejsza zmiana dla osób zakładających spółkę to wprowadzenie obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń. Każdy podmiot rejestrujący się w KRS od dnia 1 stycznia 2025 r. jest zobowiązany do założenia skrzynki do e-Doręczeń już w trakcie procesu rejestracji. Szerzej opisujemy to zagadnienie poniżej.

• Zniesienie opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (od 29 listopada 2025 r.)

Do końca 2025 roku rejestracja spółki wiązała się z obowiązkiem uiszczenia dwóch opłat: 250 zł za wpis do rejestru przedsiębiorców KRS (przy trybie S24) oraz 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Z dniem 29 listopada 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025, poz. 1556), która opłatę tę zniosła. Aktualnie przy rejestracji spółki przez S24 uiszcza się wyłącznie opłatę sądową w wysokości 250 zł. To realna oszczędność 100 zł w stosunku do stanu sprzed nowelizacji.

• Pełna elektronizacja postępowania rejestrowego

Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS muszą być składane wyłącznie w formie elektronicznej – zasada ta obowiązuje nieprzerwanie i w 2026 roku pozostaje aktualna. Nie ma możliwości złożenia papierowego wniosku o rejestrację spółki handlowej.

• KSeF – obowiązek wystawiania e-faktur (od 1 kwietnia 2026 r.)

Choć regulacja ta nie dotyczy bezpośrednio samego procesu rejestracji, każdy nowy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców (w tym nowo zarejestrowane spółki) jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Przed uruchomieniem działalności operacyjnej należy upewnić się, że program księgowy lub fakturowy jest zintegrowany z KSeF.

• Obowiązek zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Nowo zarejestrowane spółki mają obowiązek zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR w terminie 14 dni roboczych od daty wpisu do KRS (do biegu terminu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy – art. 60 ustawy AML). Obowiązek ten istniał już wcześniej, ale przypominamy go, gdyż jego niedopełnienie zagrożone jest karą pieniężną do 1 000 000 zł. Pełnomocnik lub wspólnicy powinni zaplanować zgłoszenie do CRBR równolegle z czynnościami następującymi po wpisie (otwarcie rachunku bankowego, zgłoszenie do ZUS i US, wpłata kapitału zakładowego).

e-Doręczenia a rejestracja spółki przez S24

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to system elektronicznego doręczania korespondencji urzędowej, stanowiący cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Korespondencja przekazywana za pośrednictwem e-Doręczeń ma pełną moc prawną i jest bezpieczna, poufna oraz niezaprzeczalna.

Kogo dotyczy obowiązek?

Na gruncie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 ze zm.) obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wygląda następująco:

• Podmioty wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek złożenia wniosku o adres do e-Doręczeń powstaje z chwilą rejestracji.
• Podmioty wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. – były zobowiązane uzyskać adres do e-Doręczeń do dnia 1 kwietnia 2025 r.
• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG (JDG) – termin wdrożenia: 1 października 2026 r.

Ważna uwaga dotycząca komunikacji przez S24

Gdy komunikacja z sądem rejestrowym odbywa się za pośrednictwem systemu S24 lub PRS, przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych nie stosuje się. Oznacza to, że samo złożenie wniosku o rejestrację oraz korespondencja prowadzona w toku postępowania rejestrowego przez S24 są wyłączone spod rygoru e-Doręczeń. Obowiązek dotyczy natomiast późniejszej komunikacji spółki z urzędami i innymi podmiotami publicznymi.

Jak i kiedy złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń przy zakładaniu spółki przez S24?

1. Przed lub równolegle z rejestracją spółki należy złożyć wniosek o nadanie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl (dla podmiotów niepublicznych).
2. Wniosek wymaga podpisu elektronicznego (kwalifikowanego, profilem zaufanym lub e-dowodem) – analogicznie jak wniosek rejestracyjny w S24.
3. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku spółka otrzymuje adres w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) – jest on następnie ujawniany w KRS z urzędu.
4. Wpis adresu do e-Doręczeń do KRS nie podlega opłacie sądowej ani ogłoszeniu w MSiG.
5. Po aktywacji skrzynki spółka jest zobowiązana do jej regularnego monitorowania – korespondencja doręczona elektronicznie wywołuje takie same skutki prawne jak tradycyjny list polecony.

Uwaga: Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń. Może to być wspólnik, członek zarządu lub upoważniony pełnomocnik. Warto zaplanować ten krok jeszcze na etapie przygotowania do rejestracji.

Koszty rejestracji spółki przez S24 w 2026 roku 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje rejestracja spółki w S24 w 2026 roku?

Minimalny koszt urzędowy rejestracji spółki przez S24 to aktualnie ok. 275–300 zł. Składają się na niego: opłata sądowa 250 zł oraz podatek PCC w wysokości 0,5% podstawy opodatkowania, którą stanowi kapitał zakładowy pomniejszony o opłatę sądową (przy minimalnym kapitale sp. z o.o. wynoszącym 5 000 zł daje to: (5 000 − 250) × 0,5% = ok. 24 zł). Opłata za ogłoszenie w MSiG (dawniej 100 zł) została zniesiona z dniem 29 listopada 2025 r. Jeśli wniosek składa pełnomocnik, dochodzi opłata skarbowa od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Do powyższych kosztów należy ewentualnie doliczyć wynagrodzenie kancelarii prawnej obsługującej rejestrację.

Jak długo sąd rozpatruje wniosek złożony przez S24?

Co do zasady sąd rejestrowy powinien rozpatrzyć wniosek złożony przez S24 w terminie 1 dnia roboczego. W praktyce bezpieczny czas oczekiwania na wpis to 1–3 dni robocze od dnia złożenia kompletnego i prawidłowo opłaconego wniosku. Termin może się jednak wydłużyć, jeżeli wniosek zawiera braki formalne lub gdy system doświadcza problemów technicznych – wówczas sąd wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku, a bieg terminu ulega zawieszeniu.

Czy obcokrajowiec może założyć spółkę przez S24 bez numeru PESEL?

Tak – jest to możliwe, jednak z ograniczeniem dotyczącym metody podpisu. System S24 umożliwia podpisywanie dokumentów za pomocą profilu zaufanego (który wymaga numeru PESEL), kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego (e-dowód – dedykowany obywatelom polskim). Cudzoziemiec nieposiadający numeru PESEL może zatem rejestrować spółkę przez S24, jednak wyłącznie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (wydanego przez certyfikowane centrum certyfikacji, w tym przez centra certyfikacji uznane w UE). Ponadto konieczne jest samodzielne przygotowanie i dołączenie oświadczenia o niepodleganiu ustawie o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny aktualny na maj 2026 r. W razie pytań zapraszamy do kontaktu z kancelarią.